1. Introdução
O cadastro de pessoas é a base para o funcionamento de qualquer sistema ERP, pois reúne todas as informações de clientes, fornecedores, transportadoras e parceiros.
Um cadastro bem preenchido evita erros na emissão de notas fiscais, problemas logísticos e inconsistências financeiras.
Neste guia, você vai aprender como realizar esse cadastro de forma correta e completa.
2. Quando realizar o cadastro?
O cadastro deve ser feito sempre antes de qualquer operação que envolva uma pessoa ou empresa.
Situações comuns:
- Antes de emitir uma nota fiscal
- Antes de realizar uma venda
- Antes de registrar uma compra
- Ao iniciar relacionamento com um novo cliente ou fornecedor
3. Passo a passo para cadastrar
- Cadastros
- Pessoas
- Novo
Vamos começar por esses campos para o cadastro de um cliente.
Aqui iremos dar ênfase em um cadastro que servirá para 99% dos casos do sistema, como NF-e, NFC-e e NFS-e, pedidos, ordem de serviço e afins.
Vamos começar com o cadastro via CNPJ.
- O cadastro de via CNPJ ele já trará informações detalhadas como endereços e telefone basta digitar o CNPJ e clicar em CONSULTAR.
- Marque a opção desejada se o mesmo em caso de cadastro manual é cliente, fornecedor, transportador, administradoras.
Algumas diferenças entre o cadastro via CNPJ do via CPF são:
🏬 Indicador de IE
Permite a escolha se o mesmo é isento, contribuinte ou não contribuinte.
🏢 2IE
Inscrição estadual da empresa cadastrada.
🗃 Nome fantasia
É o “apelido” ou nome popular de uma empresa que muitas vezes pode ser diferente da razão social.
Agora vamos ao cadastro via CPF
- O cadastro via CPF já é necessário o cadastro de alguns campos manuais, nesse caso teremos que preencher prioritariamente nome e o campo dos endereços.
- Dentro do campo endereços vamos colocar o tipo de endereço, CEP, número, bairro, logradouro, complemento e cidade, depois clique em adicionar.
- Por fim salvar.
Agora podemos fornecedor maiores detalhes sobre os campos que não são obrigatoriamente necessários serem cadastros, mas podem ajudar a manter o controle da sua empresa.
Responsável
Pessoa responsável pelo cadastro ou movimentação.
RG
Documento de identidade do cliente/fornecedor.
Órgão emissor RG
Instituição que emitiu o RG.
Data Nascimento
Usada para identificação e validações cadastrais.
Naturalidade
Cidade/estado onde a pessoa nasceu.
Profissão
Ocupação do cliente.
Estado Civil
Informação complementar para cadastro completo.
Cônjuge
Nome do parceiro(a), quando aplicável.
Pai/Mãe
Filiação, usada para validações ou cadastros mais detalhados.
Vendedor
Responsável pela venda vinculada à nota fiscal.
Observação
Campo livre para anotações importantes sobre o cliente ou operação.
Para finalizar o cadastro escolha uma entre essas 4 opções para o cadastro do cliente se o mesmo for: Cliente, Fornecedor, Transportador ou Administradoras.
Vamos as diferenças entre os mesmos:
Cliente
Usado para emissão de NF-e, OS, NFCe, NFSe e/ou pedidos.
Fornecedor
Usado para manter o controle de estoque e também para emissão de notas de devolução.
Transportador
Cadastre-o em caso do transportador geralmente usado para cargas entre municípios de dentro do estado.
Administradoras
Usado para informar o TEF na venda quando não a integração da maquininha no sistema.
Seu cadastro de cliente está pronto.